Kees · praat met systemen
Kees zet orders en facturen in je systeem.
Kees koppelt je webshop, boekhouding en ERP. Hij leest inkoopfacturen in, zet orders klaar en mailt je op maandag de cijfers. Wat in je boekhouding komt, zet hij er eerst als concept in.
Een half uur, gratis. Je praat met Laurens zelf.
Voorbeeld · verzonnen demodata
- 5 inkoopfacturen uit de mail gelezen · 5 concepten in de boekhoudingK.
- 1 factuur wijkt af · 12 dozen gefactureerd · 10 besteld · jij kijkt
- 14 webshoporders in het ERP gezetK.
- maandagoverzicht naar je mail · omzet · open facturen · top 3K.
- back-ups en certificaten nagelopen · 3 sites · in ordeK.
Klaar is Kees
Kees praat met systemen, niet met mensen. Hij zegt weinig. Wat hij doet, schrijft hij op: tijd, aantal, klaar.
Dat logboek kun je altijd inzien. Zo zie je wat hij gisteren deed, en wat er op jou wacht.
- naamKees · klaar is Kees
- doetde achterkant · orders, facturen, cijfers
- werktin je eigen boekhouding, ERP en webshop
- leestalleen wat de taak nodig heeft
- zetconcepten · definitief na jouw akkoord
- praatniet met je klanten · dat doet Truus
- logtalles wat hij doet · regel voor regel
Wat Kees zelf doet, en wat op jou wacht
Lezen, nalopen en het overzicht maken doet hij zelf. Wat geld, prijzen of je boekhouding raakt, zet hij eerst als concept klaar.
Doet hij zelf
Cijfers lezen uit je boekhouding, ERP en webshop.
Het maandagoverzicht maken en naar je mail sturen.
Inkoopfacturen en bonnetjes uitlezen: leverancier, regels, bedragen.
Nalopen of het klopt. Bestaat het artikel, klopt het totaal, staat het er niet al in?
Webshoporders doorzetten naar je ERP. Dat is een gewone koppeling.
Je site, back-ups en certificaten in de gaten houden.
Zet hij klaar voor jouw akkoord
Een conceptorder in je ERP, uit een bestelling die Truus doorgaf.
Een concept-inkoopfactuur in je boekhouding.
Nieuwe inkoopprijzen, als lijst van wat er per artikel verandert.
Nieuwe producten als concept in je webshop.
Voorstellen om betalingen aan facturen te koppelen.
Een lijst met dubbele klanten en foute adressen.
Waar lezen genoeg is, krijgt Kees alleen leesrechten.
Alles wat Kees kan, en waar je mee begint
Begin met het maandagoverzicht. Kees leest dan alleen, en de eerste maandag zie je al of de cijfers kloppen. Facturen verwerken en orders klaarzetten kunnen daarna.
- Openingstaak
- Hier begin je mee. Lezen en concepten, jij keurt goed.
- Kan erbij
- Kan vanaf het begin mee, eerst als concept.
- Later
- Pas als het eerste werk goed loopt, of als optie.
- Doen we niet
- Ook niet als je erom vraagt.
Orders en voorraad
- Openingstaak
Bestelling van Truus als conceptorder in je ERP
Truus geeft de bestelling door. Kees zet hem als concept in je ERP of webshop en reserveert de voorraad. Definitief na jouw akkoord.
- Kan erbij
Webshoporders naar je boekhouding of ERP
Een gewone koppeling, daar is geen AI voor nodig. Kan meteen mee.
- Kan erbij
Voorraadsignaal
Een seintje als een artikel onder het minimum komt dat jij instelt.
- Later
Inkoopvoorstel
Een voorstel voor wat je moet bijbestellen. Komt na het voorraadsignaal, als je de cijfers vertrouwt.
Facturen en administratie
- Openingstaak
Inkoopfacturen en bonnetjes inlezen
Uit de mail of van een foto. Kees zet ze als concept in je boekhouding, jij keurt goed.
- Kan erbij
Bankmutaties aan facturen koppelen
Je boekhoudpakket doet dit vaak al deels. Wat blijft liggen, krijg je als voorstel.
- Kan erbij
Facturen, pakbonnen en contracten als pdf
Uit jouw sjabloon, met de gegevens uit je systeem. Geen AI voor nodig.
Cijfers en signalen
- Openingstaak
Maandagoverzicht
Omzet, openstaande facturen en wat het best verkocht, in je mail. Kees leest alleen.
- Later
Seintje bij afwijkingen
Omzet die zakt, een vaste klant die niet meer bestelt, een factuur die te lang openstaat. Komt na het maandagoverzicht, uit dezelfde cijfers.
Klantgegevens en producten
- Later
Klantgegevens gelijk houden
Tussen je klantenbestand, webshop en mailinglijst. Komt later, omdat er twee of drie koppelingen tegelijk aan vastzitten.
- Kan erbij
Dubbele klanten en foute adressen opschonen
Je krijgt een lijst. Wat eruit moet, beslis jij.
- Kan erbij
Prijzen bijwerken uit de prijslijst van je leverancier
Je krijgt een lijst van wat er per artikel verandert. Jij keurt elke wijziging goed.
- Kan erbij
Nieuwe producten als concept in je webshop
Met de gegevens uit de lijst van je leverancier. Online zetten doe jij.
- Doen we niet
Prijzen van concurrenten volgen
Doen we niet. Technisch is het wankel, en of het mag is vaak onduidelijk.
Bewaking
- Kan erbij
Site, formulieren, back-ups, certificaten en domeinen
Kees kijkt of alles draait en meldt het als er iets stuk is. Hier is geen AI voor nodig.
Het maandagoverzicht, op één bon
Voorbeeld · verzonnen demodata
- omzet€ 18.430 · week 42 · excl. btw
- vorig€ 17.910 · week 41
- orders212 orders · 37 klanten
- open7 facturen · € 4.215 · 2 ouder dan 30 dagen
- let opBistro Noordzij · 3 weken geen bestelling · bel jij?
| Aantal | Artikel |
|---|---|
| 64 doos | huiswijn wit |
| 41 fust | pils 20 l |
| 38 kg | koffiebonen |
Maandag om zeven uur staat het in je mail. Omzet, openstaande facturen en wat het best verkocht.
Kees haalt elk getal uit je boekhouding, ERP of webshop. Hij rekent niets uit zijn hoofd en schrijft alleen de regels eromheen.
Welke cijfers erop staan en hoe laat het komt, spreken we samen af.
De regel "let op" is een signaal. Dat zet Kees erbij als het overzicht een paar weken goed loopt.
Dit is de beste taak om mee te beginnen. Kees leest alleen en verandert niets.
Wat Kees niet doet
Hij mag veel lezen. Schrijven doet hij alleen waar het moet.
Geen geld.
Hij betaalt niets, stort niets terug en boekt geen geld over.
Geen prijzen zonder jou.
Nieuwe prijzen zet hij klaar als lijst. Wat erin gaat, kies jij.
Niet aan je bank.
Hij leest betalingen uit je boekhoudpakket. Aan je bankrekening zelf komt hij niet.
Niet overal bij.
Hij krijgt alleen toegang tot wat zijn taak vraagt. Voor het maandagoverzicht is dat lezen.
Geen concurrenten volgen.
Prijzen van andere zaken van hun site halen, doet hij niet.
Niet met je klanten praten.
Dat doet Truus, en die zegt erbij dat ze AI is.
Alles wat Kees doet, staat in het logboek. Dat kun je altijd inzien.
Waar Kees in werkt
In de boekhouding, het ERP en de webshop die je al hebt. Je webshop koppelen aan je boekhouding kan zonder over te stappen.
| Soort | Pakketten |
|---|---|
| Boekhouding | Moneybird · Jortt · e-Boekhouden Exact kan, vraagt meer inrichting SnelStart · Twinfield alleen na onderzoek, voor een concrete klant |
| ERP | AFAS · Brincr |
| Webshop | WooCommerce · Shopify |
| Kassa | Lightspeed K · unTill alleen na onderzoek, voor een concrete klant |
Exact kan, maar vraagt meer inrichting. SnelStart, Twinfield en kassasystemen als Lightspeed K en unTill zijn alleen bereikbaar via een partnerprogramma of certificering. Die pak ik op voor een concrete klant, na onderzoek, en dan hoor je vooraf hoe lang het duurt.
Je bank koppelt Kees niet zelf. Betalingen leest hij uit je boekhoudpakket, dat de bankkoppeling al heeft.
Heb je een ander ERP of een eigen systeem met een koppeling, dan kan het vaak ook. Dat zoek ik eerst uit.