Truus · praat met mensen
Truus schrijft het antwoord. Jij drukt op verzenden.
Truus leest je klantmail en WhatsApp. Ze zet antwoorden, orders en betaalherinneringen voor je klaar. Pas als jij akkoord geeft, gaat het de deur uit.
Een half uur, gratis. Je praat met Laurens zelf.
Voorbeeld · verzonnen demodata
Vandaag · 3
Eetcafé De Kade · WhatsApp
"Morgen 2 krat spa rood en die mosterd van vorige keer"
order naar Kees
Lunchroom Het Plein · mail
Wanneer komen de koffiebonen?
antwoord klaar
Bistro Noordzij · mail
Fles kapot in de levering van gisteren
klacht · voor jou
Kan wachten · 2
Hotel Zuidkade · mail
Offerte voor de lunches in het voorjaar?
concept · prijs door jou
Brouwerij Van Dijk · mail
Nieuwe prijslijst 2027
naar Kees
Betalingen · 1
3 facturen over de termijn · van Kees
Samen € 1.840, de oudste 41 dagen open
herinneringen klaar
Met Truus, de AI-assistent van jouw zaak
- Personalia
- Truus
- Wat
- AI-assistent
- Praat met
- je klanten
- Werkt in
- je mail en WhatsApp Business
- Geeft door aan
- Kees
- Tekent met
- T.
- Ingericht door
- Laurens van Riel
Ik lees je mail en je WhatsApp. Elke ochtend zie je wat vandaag moet, wat kan wachten en wat alleen jij kunt beslissen.
Vraagt een klant naar levertijd, bestelstatus of retour, dan zet ik een antwoord klaar. De feiten haal ik uit je eigen systeem. Staat het daar niet in, dan verzin ik niets en leg ik de vraag bij jou.
Een losse bestelling schrijf ik netjes uit. Kees zet hem daarna in je systeem.
Elk gesprek begin ik met wie ik ben: een AI-assistent. Je klanten weten met wie ze praten. Wil iemand een mens spreken, dan komt hij bij jou uit.
Laurens heeft me ingericht voor jouw zaak, met jouw artikelen, jouw levertijden en de toon die jij met klanten hebt.
Wat Truus zelf doet, en wat op jou wacht
Lezen, sorteren en uitschrijven doet ze zelf. Alles wat naar een klant gaat, zet ze eerst bij jou klaar. Automatisch beantwoorden doet ze pas als jij dat wilt.
Doet ze zelf
Je mail en WhatsApp lezen en op stapels leggen: vandaag, kan wachten, voor jou.
Een losse bestelling uitschrijven en doorgeven aan Kees.
Een klacht samenvatten en bij jou neerleggen.
Bijhouden welke vragen en offertes nog openstaan.
Bij elk gesprek eerst zeggen dat ze een AI-assistent is.
Zet ze klaar voor jouw akkoord
Antwoorden op klantvragen, in mail en WhatsApp.
De bevestiging van een bestelling, met het levermoment.
Betaalherinneringen voor facturen die openstaan.
Een conceptofferte. De prijs zet jij erin of keur jij goed.
Een vervolgmail op een offerte die blijft liggen.
Gaat een soort vraag een tijd goed, dan geef je die vrij. Wat geld kost, blijft bij jou.
Alles wat Truus kan, en waar je mee begint
Je begint met één taak. Bij een openingstaak leest Truus vooral en zet ze concepten klaar, dus je ziet snel of het klopt. De rest kan erbij of komt later.
- Openingstaak
- Hier begin je mee. Lezen en concepten, jij keurt goed.
- Kan erbij
- Kan vanaf het begin mee, eerst als concept.
- Later
- Pas als het eerste werk goed loopt, of als optie.
Mail en klantvragen
- Openingstaak
Mail sorteren op wat vandaag moet
Ze zet je mail op stapels: vandaag, kan wachten, voor jou. Er gaat niets de deur uit.
- Openingstaak
Antwoorden klaarzetten
Op elke klantmail staat een concept klaar in je eigen mailbox. Jij leest het, past aan wat je wilt en drukt op verzenden.
- Kan erbij
Vaste vragen beantwoorden
Openingstijden, levertijd, bestelstatus, retour. Eerst als concept. Gaat het een tijd goed, dan mag ze die zelf sturen.
- Later
WhatsApp Business en webchat, ook 's avonds
Eerst als concept, net als mail. Zelf antwoorden pas na een tijd meelezen, en alleen op vragen over jouw zaak.
- Kan erbij
Klachten opvangen en doorzetten
Ze vat de klacht samen en legt hem bij jou neer. De oplossing bedenk jij.
Bestellingen
- Openingstaak
Losse bestellingen omzetten naar een nette order
Uit WhatsApp of mail, ook als er "die van vorige keer" staat. Kees zet de order als concept in je systeem.
- Openingstaak
Levermoment bevestigen
De bevestiging met het levermoment staat klaar zodra jij de order goedkeurt.
Offertes en betalingen
- Openingstaak
Betaalherinneringen klaarzetten
Uit de openstaande facturen in je boekhouding. Jij kijkt naar bedrag en toon, en verstuurt.
- Kan erbij
Conceptofferte uit een aanvraag
Ze zet de offerte op uit je prijslijst. De prijs keur jij, altijd.
- Kan erbij
Offertes opvolgen
Blijft een offerte liggen, dan staat er na het aantal dagen dat jij kiest een vervolgmail klaar.
Afspraken
- Later
Afspraken plannen en verzetten
In Google Agenda, Outlook of Calendly. Komt als mail en bestellingen goed lopen.
- Kan erbij
Herinnering de dag ervoor, no-shows opvolgen
Je agendaprogramma kan dit vaak al. Waar niet, zet Truus het bericht klaar. Via WhatsApp alleen als je klant daar ja op zei.
- Later
Gesprekken notuleren en actiepunten rondsturen
Kan, uit de opname van Teams of Meet. Alleen als iedereen in het gesprek weet dat het wordt opgenomen.
Klanten
- Kan erbij
Welkomstmail en ontbrekende gegevens
Bij een nieuwe klant zet ze een welkomstmail klaar en vraagt ze wat er nog mist, zoals het factuuradres.
- Kan erbij
Om een review vragen na een levering
Per mail aan bestaande klanten, met jouw naam als afzender en een afmeldlink in elke mail. Zet je er korting tegenover, vraag dan eerst toestemming.
- Later
Slapende klanten een bericht sturen
Komt na het overzicht van Kees, want hij ziet wie niet meer bestelt. Per mail mag het bij bestaande klanten. Via WhatsApp alleen met aparte toestemming.
Zo beantwoordt Truus een klantmail
Een vaste klant mailt aan het eind van de middag. Twee vragen in één mail.
Voorbeeld · Lunchroom Het Plein en Groothandel Van Dam bestaan niet
Stap 1: Klant
Mail · 16:42Lunchroom Het Plein Hallo, wanneer komt onze bestelling van maandag? We hebben de koffiebonen donderdag echt nodig. En de servetten zijn de verkeerde maat, kunnen die terug? Groet, Ilse
Stap 2: Truus
Mail · 16:43Truus · AI-assistent Hoi Ilse, met Truus, de AI-assistent van Groothandel Van Dam. Je bestelling gaat donderdag mee met de ochtendrit, tussen 8 en 10 uur. De servetten kun je dan aan de chauffeur meegeven. Groet, Truus (AI-assistent)
De eerste zin zegt wie ze is. Die staat in elk eerste bericht en gaat niet uit. De levertijd komt uit de order in je systeem, de retourregel uit jouw voorwaarden.
Stap 3: Jij
Het concept staat in je eigen mailbox. Klopt het, dan druk je op verzenden. Wil je iets anders zeggen, dan pas je het eerst aan.
Stap 4: Klant
Mail · 17:24Lunchroom Het Plein Fijn, dan weet ik het. Dank je.
Stap 5: Truus
Truus zet de mail op afgehandeld. Stuurt Ilse later nog iets, dan begint het weer bij stap 1.
Geregeld · T.
Wat Truus niet doet
Ze zet veel voor je klaar. Dit niet.
Geen geld.
Ze betaalt niets, stort niets terug en geeft geen korting.
Geen prijsafspraken.
Vraagt een klant om een speciale prijs, dan legt ze die vraag bij jou.
Geen klachten die geld kosten.
Ze vat de klacht samen. Wat je de klant aanbiedt, beslis jij.
Niet doen alsof.
Elk eerste bericht begint met wie ze is: een AI-assistent.
Geen vraagbaak voor alles.
Ze beantwoordt vragen over jouw zaak, zoals bestellingen, levertijd en afspraken. Voor de rest verwijst ze naar jou.
Niet zonder jou beginnen.
In het begin stuurt ze niets zonder jouw akkoord. Ook niet midden in de nacht.
Vraagt een klant naar een mens, dan zet Truus het gesprek bij jou. Ze zegt de klant erbij wanneer hij antwoord kan verwachten.
Waar Truus in werkt
Je klantenservice blijft in je eigen mailbox en je eigen WhatsApp Business. Klanten mailen en appen naar het adres en nummer dat ze al hebben.
| Soort | Pakketten |
|---|---|
Microsoft 365 · Gmail | |
| Berichten | WhatsApp Business · Trengo |
| Agenda | Google Agenda · Outlook-agenda |
Voor levertijd, bestelstatus en openstaande facturen kijkt Truus in je boekhouding, ERP of webshop. Die koppeling legt Kees.
Werk je al met Trengo, dan zet Truus haar concepten daar neer. Calendly kan ook. Met een betaald Calendly-abonnement hoort ze direct dat er een afspraak bij is.
WhatsApp loopt via een nummer en account op naam van jouw zaak. De berichtkosten betaal je via je eigen Meta-account.