Vragen en antwoorden · 20 vragen
Vragen over Truus en Kees
Over wat ze doen, wat het kost, je gegevens en de regels. Hangt het antwoord af van jouw zaak, dan staat dat erbij.
Een half uur, gratis. Je praat met Laurens zelf.
Wat Truus en Kees doen, en wat niet
Wat is een AI-agent, en wat doen Truus en Kees precies?
Een AI-agent is een programma dat een taak voor je uitvoert. Het leest een mail of een appje, snapt wat er gevraagd wordt en zet de volgende stap klaar in je systeem.
Truus praat met mensen. Ze leest je mail en WhatsApp en zet antwoorden voor je klaar. Van een losse bestelling maakt ze een nette order, en voor openstaande facturen schrijft ze een betaalherinnering.
Kees praat met systemen. Hij zet orders in je boekhouding of ERP, leest inkoopfacturen in als concept en zet op maandagochtend de cijfers in je mail.
Ze geven elkaar werk door. Truus neemt een bestelling aan, Kees zet hem in je systeem en Truus bevestigt de levering. Alles wat geld kost, beslis jij.
Wat kan ik niet aan ze overlaten?
Alles wat geld kost. Ze doen geen betalingen, maken geen prijsafspraken en geven geen korting. Een klacht over een kapotte levering vatten ze samen en geven ze aan jou. De oplossing bedenk jij.
Truus is ook geen vraagbaak voor alles. Ze beantwoordt vragen over jouw zaak, zoals levertijd, bestelstatus en retour. Wil een klant een mens spreken, dan komt hij bij jou of je personeel uit.
Werkt het voor horeca en groothandel met losse WhatsApp-bestellingen?
Daar is het voor bedacht. Een klant appt om elf uur 's avonds "morgen 2 krat spa rood en die mosterd van vorige keer". Truus vraagt na wat onduidelijk is. Kees maakt er een conceptorder van in je systeem. Jij keurt goed, en Truus bevestigt de levering.
Of het bij jou zo loopt, hangt af van je systeem. Met Moneybird, AFAS, Brincr, WooCommerce of Shopify gaat het koppelen het snelst. Een kassasysteem als Lightspeed K of unTill pak ik alleen op na onderzoek, en dan hoor je vooraf hoe lang het duurt.
Wat blijft er voor mij en mijn personeel over? Neemt dit banen over?
Truus en Kees nemen het overtypen, sorteren en nalopen over. Het werk waarvoor klanten bij jou komen blijft bij jou en je mensen: advies, het contact met vaste klanten, wat je inkoopt en alles wat met geld te maken heeft.
Ik richt ze in voor werk dat nu blijft liggen, of dat iemand 's avonds na sluitingstijd nog doet.
Waarom niet gewoon zelf ChatGPT gebruiken?
Voor een losse tekst of een idee kan dat prima. Maar ChatGPT kijkt niet in je mailbox, kent je klanten en artikelen niet en zet niets in je boekhouding. Dan blijf jij kopiëren en plakken.
Truus en Kees zijn gekoppeld aan jouw mail, WhatsApp en systemen. Ze werken met jouw artikelen en jouw regels, en alles wat ze doen staat in een logboek. En ik beheer ze. Verandert er iets in je zaak, dan pas ik het aan.
Beginnen en meekijken
Moet ik zelf iets leren of installeren?
Nee. Truus en Kees werken in de mail, WhatsApp en boekhouding die je al hebt. Ik richt het in. Jij leest mee en keurt goed.
Werkt het met mijn boekhouding, ERP, webshop, WhatsApp en mail?
Met de meeste wel. Boekhouding: Moneybird, Jortt en e-Boekhouden. ERP: AFAS en Brincr. Webshop: WooCommerce en Shopify. Mail en berichten: Microsoft 365, Gmail en WhatsApp Business.
Exact kan, maar vraagt meer inrichting. SnelStart, Twinfield en kassasystemen als Lightspeed K en unTill laten zich lastiger koppelen. Die pak ik alleen op voor een concrete klant, na onderzoek.
Staat jouw pakket er niet tussen? Vraag het. Ik zeg vooraf of het kan en hoe lang het duurt.
Hoe lang duurt het voor het werkt?
De pilot duurt vier weken en gaat over één taak. In die weken richt ik het in en zet Truus of Kees alles klaar, terwijl jij meekijkt en goedkeurt.
Hoe lang het inrichten van een volledig pakket duurt, hangt af van je systemen. Een koppeling met Moneybird is sneller klaar dan een met een kassasysteem. Dat hoor je vooraf, in de offerte.
Kan ik meekijken en ingrijpen? Is er een logboek?
Ja. In het begin zetten Truus en Kees alles klaar en druk jij op verzenden. Alles wat ze doen staat in een logboek dat je kunt inzien.
Gaat een taak een tijd goed, dan kun je hem vrijgeven. Een betaling of een prijs blijft altijd bij jou. Wil je stoppen, dan zetten we ze uit. Er is een stopknop, en die zit bij jou.
Wie zit erachter, en kan ik met een mens praten?
Ik, Laurens van Riel uit Rotterdam. Regelkantoor is een handelsnaam van mijn bedrijf Van Riel Online Services. Ik bouw Truus en Kees zelf, en ik beheer ze ook.
In het kennismakingsgesprek, bij het inrichten en als er iets misgaat, praat je met mij. Bel je, dan krijg je mij.
Wat het kost en hoe je stopt
Wat kost het?
Je begint met een pilot van vier weken voor € 750. Ga je door, dan betaal je één keer voor het inrichten: vanaf € 1.500 voor één assistent, vanaf € 2.750 voor Truus en Kees samen. Daarna betaal je elke maand een vast bedrag, vanaf € 295 of vanaf € 495.
Ga je na de pilot door, dan verreken ik de € 750 met de opstartkosten. Alle bedragen zijn indicaties en exclusief btw. Na het gesprek krijg je een vaste offerte.
Kan de rekening hoger uitvallen dan de offerte?
Niet zonder dat je het vooraf weet. Het maandbedrag staat vast. Wil je iets nieuws erbij dat meer werk is dan in het maandbedrag zit, dan krijg je eerst een prijs.
Voor losse klussen is er een strippenkaart van 10 uur voor € 600.
Wie betaalt de WhatsApp-kosten?
Jij, via je eigen Meta-account. Het WhatsApp Business-nummer en het account staan op jouw naam, en Meta rekent de berichten met jou af. Die kosten zitten dus niet in het maandbedrag.
Hoeveel het wordt, hangt af van hoeveel berichten Truus stuurt en van de tarieven van Meta. Dat rekenen we in het gesprek samen door. Gebruik je alleen mail, dan heb je geen WhatsApp-kosten.
Wat als ik wil stoppen? Houd ik mijn gegevens en inrichting?
De pilot heeft geen verplichting. Voor het maandbedrag geldt een opzegtermijn van twee maanden.
Je mail, je WhatsApp-nummer en je boekhouding waren al van jou en blijven dat. Als je stopt, zet ik Truus en Kees uit en trek ik hun toegang in. Je gegevens krijg je terug of ik verwijder ze, zoals in de verwerkersovereenkomst staat.
Je gegevens en de AVG
Wat gebeurt er met mijn klantgegevens? Waar staan ze en wie ziet ze?
Truus en Kees krijgen alleen toegang tot wat ze voor hun taak nodig hebben. Voor een bestelling is dat de mail of het appje en je artikellijst, niet je hele administratie.
Je gegevens staan op servers in de EU. Om een mail of bestelling te lezen, sturen Truus en Kees de tekst naar een Europees AI-model, dat ook in de EU draait. Wie er verder meewerkt, staat op de lijst met subverwerkers.
Ik werk alleen met een AI-aanbieder die niet traint op wat via zijn zakelijke API binnenkomt.
Wie het ziet: jij, en ik als beheerder. Het logboek en de gesprekken bewaar ik 24 maanden.
Is dit AVG-proof? Krijg ik een verwerkersovereenkomst?
Je krijgt een verwerkersovereenkomst. Volgens de AVG ben jij verantwoordelijk voor de gegevens van je klanten, en verwerk ik ze voor jou. In de overeenkomst staat wat ik ermee mag, hoe ik ze beveilig, wat ik doe bij een datalek en wat er gebeurt als we stoppen.
Daar hoort een lijst bij van iedereen die je gegevens verwerkt: de AI-aanbieder, de hosting, WhatsApp en de mail. Een jurist loopt die na voordat de eerste klant begint.
Een stempel "AVG-proof" geef ik niet. Dat kan niemand zonder naar jouw zaak te kijken. Bij de start lopen we samen na welke gegevens erin gaan en of daar iets gevoeligs tussen zit.
De regels, en wie waarvoor opdraait
Weten mijn klanten dat ze met AI praten?
Ja. Truus begint elk gesprek met "met Truus, de AI-assistent van" en dan jouw bedrijfsnaam. Dat zit standaard ingebouwd en gaat niet uit.
Wat als Truus een fout maakt? Wie is aansprakelijk?
Daarom zet Truus in het begin alles klaar en druk jij op verzenden. Wat de deur uitgaat, heb jij gezien. Alles wat geld kost, blijft bij jou.
Gaat er toch iets mis, meld het dan. Ik zoek met het logboek uit wat er gebeurde en pas het aan.
Wie waarvoor aansprakelijk is, komt in de algemene voorwaarden. Die stel ik op met een jurist.
Wat betekent de AI Act voor mij als kleine ondernemer?
Voor Truus en Kees gaat het vooral om één regel: mensen moeten weten dat ze met AI praten. Die melding bouw ik in, en die blijft aan.
De wet vraagt ook dat je je personeel helpt begrijpen met wat voor AI ze werken. Daarvoor krijg je van mij een korte uitleg: wat Truus en Kees doen, wat niet, en hoe je een fout meldt.
Mail en bestellingen afhandelen valt niet onder de zware regels voor "hoog risico". Die gelden bijvoorbeeld voor het selecteren van personeel of het beoordelen van krediet, en daarvoor zet ik Truus en Kees niet in.
In de verordening ben ik de aanbieder van Truus en Kees, en jij de gebruiksverantwoordelijke.
Mag Truus mijn oud-klanten mailen of om een review vragen?
Per mail mag het bij bestaande klanten, over producten die lijken op wat ze eerder kochten. Met jouw naam als afzender en in elk bericht een afmeldlink. Kees houdt bij wie zich heeft afgemeld.
Via WhatsApp is het strenger. Daar moet je klant eerst apart toestemming geven voor zulke berichten.
Een reviewverzoek na een levering valt meestal onder dezelfde regel. Zet je er iets tegenover, zoals korting, vraag dan eerst toestemming. Jij bent de afzender, dus jij moet kunnen laten zien dat het mocht.