Werkwijze · van gesprek tot loslaten
Truus zet het klaar. Jij drukt op verzenden.
In het begin gaat niets de deur uit zonder jouw akkoord. Gaat een taak een tijd goed, dan laat je die los. Jij bepaalt wanneer.
Een half uur, gratis. Je praat met Laurens zelf.
Voorbeeld · verzonnen demodata
- 12 mails gesorteerd · 3 voor vandaagT.
- antwoord klaargezet · vraag over levertijd · wacht op jouw akkoord
- 1 conceptorder · 3 regels · De Kade · wacht op jouw akkoord
- 2 betaalherinneringen klaargezet · wacht op jouw akkoord
Vier stappen, in deze volgorde
Je slaat er geen over. Ook niet als het snel goed lijkt te gaan.
- 01
Gesprek
Een half uur, gratis. Je vertelt welke taak elke dag terugkomt en waar het nu misgaat. Ik vraag welke mail, welke boekhouding en welk systeem je gebruikt.
Wie: Jij en Laurens
- 02
Inrichten
Ik koppel Truus of Kees aan je mail, WhatsApp, boekhouding of ERP. Ze krijgen alleen toegang tot wat de taak vraagt. Samen leggen we vast wat ze mogen, wat niet, en wanneer ze iets aan jou geven.
Wie: Laurens
- 03
Klaarzetten
De pilot duurt vier weken en gaat over één taak. Alles wat ze maken komt in een wachtrij. Jij leest het, past het aan als dat nodig is en drukt op verzenden.
Wie: Jij keurt goed
- 04
Meer loslaten
Gaat een taak een tijd goed, dan kun je die vrijgeven. Daarna kijk je af en toe mee in plaats van bij elk bericht. Geld en prijzen blijven altijd bij jou.
Wie: Jij beslist
Eerst alles als concept
Truus schrijft het antwoord. Jij leest het. Pas als jij op verzenden drukt, gaat het naar je klant.
Voorbeeld · Bakkerij Smit en Groothandel Van Dam bestaan niet
Stap 1: Klant
Mail · 21:40Bakkerij Smit Hoe laat komt de levering morgen? We willen om 7 uur bakken.
Stap 2: Truus
Mail · 07:41Truus · AI-assistent · concept Goedemorgen, met Truus, de AI-assistent van Groothandel Van Dam. Jullie levering staat morgen tussen 6:00 en 6:30 gepland. Groet, Truus (AI-assistent)
Truus haalt de levertijd uit je planning, niet uit haar hoofd. Staat hij er niet in, dan schrijft ze dat ze het navraagt.
Stap 3: Jij
Je leest het concept. Klopt het, dan druk je op verzenden. Klopt het niet, dan pas je het aan. Wat je aanpast, zie ik terug in het logboek. Pas je steeds hetzelfde aan, dan verander ik de instructies van Truus.
Stap 4: Truus
Het antwoord gaat naar Bakkerij Smit, met de tekst zoals jij hem goedkeurde.
Geregeld · T.
Loslaten doe je per taak
Na een paar weken zie je welke concepten je nooit meer aanpast. Dat zijn de taken die je kunt vrijgeven.
Een antwoord op "hoe laat leveren jullie?" met een tijd uit je eigen planning hoeft dan niet meer langs jou. Een bericht over een klacht of een prijs wel. Je geeft één soort werk tegelijk vrij, niet alles in één keer.
Wat je vrijgeeft, verstuurt Truus zelf. Jij kijkt af en toe mee in het logboek. Gaat er iets mis, dan zet je de taak terug naar concept.
Wat jij altijd houdt
Ze nemen werk van je over. Beslissen doe jij.
De laatste klik bij geld.
Betalingen, prijzen, korting en klachten die geld kosten gaan altijd langs jou.
Je eigen accounts.
Je mail, je boekhouding en je WhatsApp-nummer blijven op jouw naam. Ik krijg toegang, geen eigendom.
Het besluit wat los mag.
Jij bepaalt welke taak zonder jouw akkoord mag. Een nieuwe taak begint altijd als concept.
Je klanten.
Wil een klant een mens spreken, dan komt hij bij jou of je personeel uit.
De stopknop.
Je kunt ze altijd stilzetten. Hoe dat gaat, staat hieronder.
Alles staat in het logboek
Wat Truus en Kees doen, staat op een regel met tijd en paraaf. Ook wat ze niet deden en aan jou gaven.
Voorbeeld · verzonnen demodata
- antwoord klaargezet · levertijd Bakkerij SmitT.
- jij paste het antwoord aan · daarna verstuurdT.
- 1 mail niet beantwoord · klacht over levering · naar jouT.
- 4 inkoopfacturen ingelezen als conceptK.
- 1 factuur wijkt af van de bestelling · kijk jij even?
Meekijken
Je ziet per dag wat ze klaarzetten, wat ze verstuurden en wat ze aan jou doorgaven. Ook je eigen aanpassingen staan erin. Je ziet het in je eigen dashboard, waar je ook je akkoord geeft.
Een fout melden
Zie je iets wat niet klopt, stuur het naar mij. Ik zoek uit waar het misging en pas de inrichting aan. Tijdens kantooruren reageer ik binnen drie uur.
De stopknop
Zet je ze stil, dan versturen en boeken Truus en Kees niets meer tot jij ze weer aanzet. De knop zit in je dashboard, bij het logboek.
Stop je helemaal, dan zet ik ze uit en trek ik alle toegangen in. Je gegevens krijg je terug of ik verwijder ze, wat jij wilt. Dat komt ook in de verwerkersovereenkomst.
Wat ze niet doen
Ook niet als een taak al lang los is.
Geen betalingen.
Ze betalen niets, storten niets terug en boeken geen geld over.
Geen prijsafspraken.
Vraagt een klant om korting of een andere prijs, dan zet Truus de vraag voor je klaar.
Geen klachten die geld kosten.
Truus vat de klacht samen en geeft hem aan jou. De oplossing bedenk jij.
Niet doen alsof.
Truus zegt in elk eerste bericht dat ze een AI-assistent is.
Geen praatpaal.
Op WhatsApp beantwoordt Truus alleen vragen over jouw zaak. Over het weer of het nieuws praat ze niet mee.
Niet zonder toezicht.
Een taak die nieuw is, staat altijd eerst in de wachtrij.
Hoe lang het duurt
Ik noem geen aantal dagen tot het werkt. Dat hangt af van je systemen en van hoe snel jij de concepten goed vindt.
Na het gesprek vertel ik wat ik voor jouw situatie verwacht, en waarom. Zit er een systeem tussen dat lastig te koppelen is, dan hoor je dat vooraf.
Planning · wat vaststaat en wat niet
- Gesprek
- Een half uur, gratis.
- Pilot
- Vier weken, één taak. Jij keurt alles goed.
- Inrichten
- Hangt af van je systemen.
- Vlot te koppelen
- Moneybird, Jortt, e-Boekhouden, WooCommerce, Shopify, AFAS, Brincr.
- Meer inrichting
- Exact Online. Daar is een betaald ontwikkelaarsabonnement voor nodig, en er geldt een daglimiet per administratie.
- Na onderzoek
- SnelStart en Twinfield vragen eerst een certificering. Lightspeed K en unTill lopen via een partner of je leverancier. Reken daar op weken.
- Loslaten
- Per taak, als je de concepten een tijd niet meer aanpast. Dat bepaal jij.