Voor wie · groothandel
Truus leest de bestelling. Kees zet hem in je ERP.
Voor groothandels die aan horeca en winkels leveren. Bestellingen uit WhatsApp en mail staan 's ochtends als conceptorder klaar. Jij keurt goed.
Een half uur, gratis. Je praat met Laurens zelf.
Voorbeeld · verzonnen demodata
- 9 bestellingen sinds gisteren 17:00 · 6 WhatsApp · 3 mail
- 8 conceptorders aangemaakt · 31 regelsK.
- 1 bestelling onduidelijk · navraag bij klantT.
- 2 artikelen te weinig op voorraad · jij beslist
- 8 orders klaar · wacht op jouw akkoord
Elke ochtend hetzelfde overtypwerk
Een klant appt om tien uur 's avonds. Een andere mailt een lijstje. Om zes uur zit iemand van je team alles over te typen in het ERP.
Daar gaat het mis. "Die rode van vorige keer" moet iemand opzoeken. Twaalf dozen worden er twee. Een artikel blijkt op, en dat hoor je pas als de bus al rijdt. En de klant wacht op een bevestiging die niemand stuurt, omdat iedereen al in het magazijn staat.
Van mailtje tot pakbon
Zo loopt één bestelling, van de mail 's avonds tot de bevestiging de volgende ochtend.
Voorbeeld · Bistro Noordzij en Groothandel Van Dam bestaan niet
Stap 1: Klant
Mail · 21:40Bistro Noordzij Hoi, voor donderdag graag 6 dozen huiswijn wit, 2 fust pils en 3 krat cola zero. Zelfde tijd als altijd. Groet, Sanne
Stap 2: Truus
Mail · 21:41Truus · AI-assistent Hoi Sanne, met Truus, de AI-assistent van Groothandel Van Dam. Je bestelling voor donderdag is binnen. Morgenochtend krijg je de bevestiging met het levermoment.
Truus herkent de klant en geeft de bestelling door aan Kees.
Stap 3: Kees
Logboek · Kees - 1 conceptorder · Bistro Noordzij · 3 regelsK.
- levermoment uit klantkaart · do 07:30 tot 09:00K.
- cola zero 3 krat · fust pils 2 · gereserveerdK.
- huiswijn wit · 4 van 6 dozen op voorraad · jij beslist
Conceptorder · Noordzij Aantal Artikel 6 doos huiswijn wit 2 fust pils 20 l 3 krat cola zero 4 regelsK.Stap 4: Jij
Je ziet de order en de melding over de huiswijn. Je vult aan met een andere witte, of je levert er vier. Dat beslis jij, niet Kees.
Stap 5: Kees
Logboek · Kees - order definitief in ERP · 6 dozen wit · 2 vervangenK.
- voorraad afgeboekt · pakbon klaar voor het magazijnK.
Stap 6: Truus
Mail · 07:47Truus · AI-assistent Goedemorgen Sanne, je bestelling staat erin. Donderdag tussen 07:30 en 09:00 bij jullie. Van de huiswijn wit hadden we er vier, de andere twee zijn de witte die je in maart ook had. Groet, Truus (AI-assistent)
Geregeld · T.
Niemand typt de bestelling over. Wat niet klopt, komt bij jou terecht.
Kees werkt in je eigen ERP
Je hoeft niet over op een ander systeem. Kees leest en schrijft in het pakket dat je al hebt.
Hij leest wat hij nodig heeft: artikelen, klanten, voorraad en levermomenten.
Hij schrijft alleen concepten. Een order wordt pas definitief als jij akkoord geeft.
Een bestelling die al in het systeem staat, zet hij er niet nog eens in.
Alles wat hij doet, staat in een logboek dat je kunt inzien.
| Soort | Pakketten |
|---|---|
| Boekhouding | Moneybird · Jortt · e-Boekhouden Exact kan, vraagt meer inrichting SnelStart · Twinfield alleen na onderzoek, voor een concrete klant |
| ERP | AFAS · Brincr |
| Webshop | WooCommerce · Shopify |
| Mail en berichten | Microsoft 365 · Gmail · WhatsApp Business |
Een ander ERP of een eigen systeem met een koppeling kan vaak ook. Dat zoek ik eerst uit, en dan hoor je vooraf hoe lang het duurt.
Wat bij jou blijft
Truus en Kees zetten klaar. Wat geld kost of een klant raakt, beslis jij.
Prijzen en korting.
Vraagt een klant om een betere prijs, dan zet Truus de vraag voor je klaar. Ze spreekt zelf niets af.
Vervangen bij een tekort.
Is iets op, dan meldt Kees dat. Welk artikel ervoor in de plaats komt, kies jij.
Klachten die geld kosten.
Een kapotte levering of een creditnota vat Truus samen en geeft hem aan jou.
Betalingen.
Ze betalen niets, storten niets terug en boeken geen geld over.
Ik ken het magazijn van binnen
Ik heb zelf een metaalgroothandel gerund. Inkoop, voorraad, klanten die hun spullen morgen willen hebben. Dat werk ken ik.
Nu ben ik voor een Rotterdamse groothandel die aan horeca levert zo'n beetje de IT-afdeling. Ik koppel daar het ERP aan de webshop, maak de prijslijsten en de rapportages. Daar zag ik hoeveel werk er zit in het overtypen van bestellingen. Truus en Kees zijn daaruit gekomen.
Begin met één soort bestelling
- 01
Gesprek
Hoe komen bestellingen nu binnen, in welk ERP moeten ze, en waar gaat het mis? Een half uur.
Wie: Jij en Laurens
- 02
Pilot
Vier weken met één kanaal of één groep klanten, bijvoorbeeld alle WhatsApp-bestellingen. Kees zet alles als concept klaar, jij keurt elke order goed.
Wie: Laurens richt in
- 03
Meer loslaten
Klopt het weken achter elkaar, dan kun je meer vrijgeven. Een vaste bestelling van een vaste klant hoeft dan misschien niet meer langs jou. Prijzen en tekorten blijven bij jou.
Wie: Jij beslist