Voor wie · horeca en food
Jij staat in de zaak. Truus zet de bestellingen klaar.
Voor restaurants, cafés, lunchrooms en cateraars. Bestellingen, vragen over reserveringen en inkoopfacturen liggen klaar als jij tijd hebt. Jij keurt goed.
Een half uur, gratis. Je praat met Laurens zelf.
Voorbeeld · verzonnen demodata
Voor vrijdag bij Van Dam 4 krat spa rood, 2 fust pils en citroenen. Bij Smit 20 desem extra voor de lunch.
- bestelling Groothandel Van Dam klaargezet · 3 regelsT.
- bestelling Bakkerij Smit klaargezet · 1 regelT.
- citroenen · 1 kist · nagevraagd bij jouT.
- 2 bestellingen klaar · wacht op jouw akkoord
| Aantal | Artikel |
|---|---|
| 4 krat | spa rood |
| 2 fust | pils 20 l |
| 1 kist | citroenen |
Het kantoorwerk begint als de keuken dicht is
Overdag sta je in de zaak. Pas als de laatste gasten weg zijn, pak je je telefoon.
Dan moet de bestelling voor morgen nog naar de groothandel en de bakker. Er staan drie mails over een groep op vrijdag. Iemand vraagt of er noten in het dessert zitten. En de facturen van je leveranciers moeten nog in de boekhouding.
Moeilijk is het niet. Het komt alleen elke avond terug, op het moment dat je eigenlijk naar huis wilt.
Nog nooit met AI gewerkt? Dat hoeft ook niet.
In de horeca gebruiken nog maar weinig zaken AI. Je hoeft er ook niets van te weten. Ik richt het in, jij leest mee.
Uitleg · in gewone taal
- Wat het is
- Een AI-assistent is een programma dat leest en schrijft. Het leest een mail of appje, snapt wat er gevraagd wordt en zet een antwoord of bestelling voor je klaar. Truus en Kees zijn er twee, elk met een eigen taak.
- Waar het werkt
- In je eigen mail, je WhatsApp Business en je boekhouding. Je krijgt er geen nieuw systeem bij.
- Wat jij leert
- Niets. Je leest wat ze klaarzetten en drukt op akkoord. Klopt iets niet, dan pas je het aan of zeg je het tegen mij.
- Wie het inricht
- Ik, Laurens van Riel uit Rotterdam. Ik koppel het aan je systemen, leer Truus je kaart en je leveranciers kennen en pas het aan als er iets verandert. Voor een groothandel die aan horeca levert ben ik zo'n beetje de IT-afdeling. Ik ken je bestelling dus ook van de andere kant.
- Wie beslist
- Jij. Over plek, prijzen, allergieën en geld beslist altijd een mens.
Volgens het CBS gebruikte in 2025 zo'n 6 à 7 procent van de horecabedrijven AI, tegen 1 op de 6 bedrijven in heel Nederland (CBS, december 2025).
Wat ze in een horecazaak van je overnemen
Ze beginnen met concepten. Jij ziet alles voordat het de deur uit gaat.
Truus
Bestellingen bij je leveranciers klaarzetten
Je appt na sluitingstijd wat er op moet, of je chef doet het. Truus maakt er per leverancier een bestelling van, per mail of WhatsApp, zoals je nu ook bestelt.
- Gaat erin
- Een appje van jou of je chef.
- Komt eruit
- Per leverancier een bestelling, klaar om te versturen.
- Jij
- Je leest ze in de ochtend na en drukt op akkoord.
Truus
Vragen over reserveringen beantwoorden
Een groep van twaalf op vrijdag, een verjaardag, een vraag over parkeren. Truus vraagt na wat ze nog mist, zoals datum, tijd en aantal, en zet het antwoord klaar.
- Gaat erin
- Een mail of appje van een gast.
- Komt eruit
- Een conceptantwoord met alles wat jij nodig hebt om te beslissen.
- Jij
- Je kijkt of er plek is en drukt op verzenden.
Kees
Inkoopfacturen inlezen
De facturen van je leveranciers komen per mail binnen. Kees zet ze als concept in je boekhouding. Bestelde Truus voor je, dan legt hij de factuur naast de bestelling.
- Gaat erin
- Pdf-facturen in je mail.
- Komt eruit
- Een conceptboeking, met wat afwijkt erbij.
- Jij
- Jij of je boekhouder keurt goed.
| Soort | Pakketten |
|---|---|
| Boekhouding | Moneybird · Jortt · e-Boekhouden Exact kan, vraagt meer inrichting SnelStart · Twinfield alleen na onderzoek, voor een concrete klant |
| Mail en berichten | Microsoft 365 · Gmail · WhatsApp Business |
| Kassa | Lightspeed K · unTill alleen na onderzoek, voor een concrete klant |
Een kassasysteem zoals Lightspeed K of unTill koppel ik alleen na onderzoek, voor een concrete zaak. Dan hoor je vooraf hoe lang het duurt. Voor de bestellingen en de mail is een kassakoppeling niet nodig.
Van appje tot factuur
Zo loopt één bestelling bij je leverancier. Van het appje na sluitingstijd tot de factuur in je boekhouding.
Voorbeeld · Eetcafé De Kade, Groothandel Van Dam en Bakkerij Smit bestaan niet
Stap 1: Jij
WhatsApp · 23:40Jij · aan Truus Voor vrijdag bij Van Dam 4 krat spa rood, 2 fust pils en citroenen. Bij Smit 20 desem extra voor de lunch.
Stap 2: Truus
WhatsApp · 23:41Truus · AI-assistent Ik heb een bestelling voor Van Dam en een voor Bakkerij Smit klaargezet. Van de citroenen 1 kist, net als vorige week?
WhatsApp · 23:43Jij Ja.
Stap 3: Jij
Bij je koffie lees je de twee bestellingen na en druk je op akkoord. Wil je er nog iets bij, dan zet je dat erin.
Stap 4: Truus
Mail · 07:31Truus · AI-assistent Goedemorgen, met Truus, de AI-assistent van Eetcafé De Kade. Graag voor vrijdag: 4 krat spa rood, 2 fust pils en 1 kist citroenen. Zoals altijd voor 10 uur. Groet, Truus (AI-assistent)
De bestelling voor Bakkerij Smit gaat op dezelfde manier.
Stap 5: Kees
Logboek · Kees - factuur Groothandel Van Dam ingelezen · 3 regelsK.
- naast de bestelling van donderdag gelegd · kloptK.
- conceptboeking in je boekhouding · wacht op jouw akkoord
Geregeld · T.
Jij appt één keer. De rest staat klaar als je tijd hebt.
Wat Truus en Kees in je zaak niet doen
Een paar dingen laat ik altijd bij een mens.
Geen antwoord op allergievragen.
Vraagt een gast of er noten of gluten in iets zitten, dan zet Truus de vraag door naar jou of je keuken. Ook als je later meer loslaat, blijft die vraag bij jou.
Geen plek toezeggen.
Of er plek is voor een groep, beslis jij. Truus bevestigt een reservering pas als jij ja hebt gezegd.
Geen prijsafspraken.
Een prijs voor een feest of korting voor een groep spreekt Truus niet af. Ze zet de vraag voor je klaar.
Niets met geld.
Ze betalen geen leveranciers en storten niets terug. Een klacht die geld kost, vat Truus samen en geeft ze aan jou.
Moet ik zelf iets leren of installeren?
Nee. Truus en Kees werken in de mail, WhatsApp en boekhouding die je al hebt. Ik richt het in. Jij leest mee en keurt goed.
Weten mijn klanten dat ze met AI praten?
Ja. Truus begint elk gesprek met "met Truus, de AI-assistent van" en dan jouw bedrijfsnaam. Dat zit standaard ingebouwd en gaat niet uit.
Kan ik meekijken en ingrijpen? Is er een logboek?
Ja. In het begin zetten Truus en Kees alles klaar en druk jij op verzenden. Alles wat ze doen staat in een logboek dat je kunt inzien.
Gaat een taak een tijd goed, dan kun je hem vrijgeven. Een betaling of een prijs blijft altijd bij jou. Wil je stoppen, dan zetten we ze uit. Er is een stopknop, en die zit bij jou.
Wie betaalt de WhatsApp-kosten?
Jij, via je eigen Meta-account. Het WhatsApp Business-nummer en het account staan op jouw naam, en Meta rekent de berichten met jou af. Die kosten zitten dus niet in het maandbedrag.
Hoeveel het wordt, hangt af van hoeveel berichten Truus stuurt en van de tarieven van Meta. Dat rekenen we in het gesprek samen door. Gebruik je alleen mail, dan heb je geen WhatsApp-kosten.
Waarom niet gewoon zelf ChatGPT gebruiken?
Voor een losse tekst of een idee kan dat prima. Maar ChatGPT kijkt niet in je mailbox, kent je klanten en artikelen niet en zet niets in je boekhouding. Dan blijf jij kopiëren en plakken.
Truus en Kees zijn gekoppeld aan jouw mail, WhatsApp en systemen. Ze werken met jouw artikelen en jouw regels, en alles wat ze doen staat in een logboek. En ik beheer ze. Verandert er iets in je zaak, dan pas ik het aan.